Hoe kom je voorbij de poortwachter

Receptionisten, secretaresses en directieassistenten worden door salesprofessionals vaak poortwachters (gatekeepers) genoemd. En daar is een goede reden voor, want deze mensen moeten screenen welke telefoontjes wel en niet doorverbonden worden naar hun leidinggevenden. Het is hun taak om mensen uit te filteren waarvan ze denken dat ze de tijd van de baas zullen verspillen. Gelukkig heeft het gros van de bedrijven een beleid waarbij ze je gewoon door verbinden als je vraagt naar de persoon die je wil spreken. Er zijn een aantal bedrijven die er wel een strak beleid op nahouden en voor die situaties zijn onderstaande tips.

Voorwaarde: blijf altijd eerlijk. Je kunt het één en ander creatief bekijken en er is altijd een grijs gebied maar als je met leugens iemand toch te spreken krijgt zal het zich uiteindelijk altijd tegen je keren.

1 De secretaresse is de belangrijkste persoon

Beschouw de poortwachter als je bondgenoot. Zonder haar of hem geen volgende stap. De beste manier om langs de poortwachter te komen is om hem of haar aan jouw kant te krijgen. Als je hem of haar ziet als een onmogelijke of ondoordringbare barri?re, kom je er nooit doorheen. Ontwikkel een relatie, spreek ze aan bij hun voornaam, en probeer ze vooral “te behandelen zoals jij behandeld wilt worden”. Gebruik humor. 

2 Persoonlijk maken

Een methode die 9 van de 10 keer werkt is voor te laten komen dat je de beslisser al persoonlijk kent. Als je belt, noem alleen je voornaam en de voornaam van je prospect. “Dag met Jacco, is Martin er ook?” Breng het quasi nonchalant en laat het ook klinken alsof je diegene al jaren kent. Noem niet je bedrijfsnaam. De autoriteit die je in je stem legt is hierbij essentieel. Let maar eens op je eigen stem als je een klant belt waar je al jaren zaken mee doet en je krijgt de secretaresse aan de lijn. De rust en ontspannenheid die je dan wellicht ervaart helpt je ook wanneer je dat weet toe te passen tijdens je acquisitie. Veel secretaresses zullen je dan doorverbinden omdat ze een aanname doen waarvoor jij de suggestie hebt gegeven.

3 Ingewikkeld maken

Maak het technisch inhoudelijk een beetje ingewikkeld als ze vragen waarvoor je belt. “Ik bel even over de update van het softwarepakket naar 24.5 en moet even afstemmen hoe de gegevens in de back-up 23.5 versie gaan of een andere.” Bedenk iets dat het complex doet klinken. De secretaresse wil voorkomen dat ze verkeerde informatie doorgeeft dus hiermee vergroot je de kans dat ze om dat te voorkomen jou doorstuurt. Het moet wel kloppen wat je zegt, vergeet dat niet. Wees altijd eerlijk.

4 Een trucje van het telefoonnummer

Pas de laatste twee of drie cijfers aan van het algemene telefoonnummer van het bedrijf dat je belt. Vaak is dat een internnummer en kom je uit bij een andere medewerker. Dan zeg je gewoon, “Ik ben op zoek naar Gerard”. Grote kans dat ze je zondermeer doorverbinden.

5 Autoriteit en je stem

De indruk die de secretaresse van jou heeft zal de beslissing om je al dan niet door te laten gaan be?nvloeden. Als je nerveus, gestrest of gespannen bent, klinkt dit door in je stem, houding en woordkeus. Haal langzaam en diep adem voor het gesprek. Zorg er ook voor dat je glimlacht terwijl je praat, ook al zien ze je niet, het is bewezen dat je dan sympathieker overkomt. Spreek rustig en hou je stem laag.

6 Gebruik de poortwachter als je informatiebron

Zie poortwachters als een bron van informatie in plaats van obstakels. Receptionisten, secretaresses en management assistenten hebben toegang tot waardevolle informatie. Ze weten hoe de agenda van je prospect eruitziet, hun telefoonnummer maar ook of ze al een gelijksoortig product hebben, of hun bedrijf samenwerk met een van je concurrenten en waar de grootste pijnpunten liggen. Vraag hem of haar of je prospect de aangewezen persoon is als het gaat om jouw product of dienst. In veel gevallen zal je geholpen worden. Durf door te vragen. Dit helpt je niet alleen om een relatie met de poortwachter op te bouwen, maar je beschikt ook over meer informatie om je voor te bereiden op je gesprek met de prospect.

 

7 Gebruik humor

Als de gelegenheid zich voordoet breng er dan humor in. Soms krijg je een bandje als er een aantal wachtenden voor je zijn. Het wil nog wel eens gebeuren dat je dan degene te spreken krijgt die dat bandje ingesproken heeft. Verwijs daar op een positieve manier naar. He, volgens mij ben jij diegene van het bandje wat ik net hoorde of niet?? En je hebt een leuk gesprekje en persoonlijke verbinding.

If all else fails: Ik heb ik bij een bepaalde secretaresse waar ik maar niet voorbijkwam op een keer een beetje jolig gevraagd: Op welke dag ben je vrij? Dan bel ik dan wel.  En dat werkte. Ze was er op woensdag niet. Toen ik die dag belde, kwam ik er zonder problemen door. Zij moest hier overigens hard om lachen en wenste mij succes, dat maakte dat ik het ook uitgevoerd heb.

8 De randen van de dag

De meeste directeuren en managers werken meer dan 40 uur per week. Dat betekent dat de kans aanwezig is dat ze of ’s ochtends vroeg of ’s avonds laat aanwezig zijn op kantoor. Probeer op de randen van de dag of je jouw prospect op dat moment aan de lijn krijgt.

9 Lef

Je hebt er een beetje lef voor nodig maar een methodiek die werkt is de poortwachter opdragen te zeggen dat jij het bent als ze vraagt waarvoor je belt. Waar gaat het over? Jij:  Zeg maar dat ik het ben, dan weet hij/zij wel genoeg. Je moet je er prettig bij voelen en dit met autoriteit brengen, dan is het een methodiek die effectief is.

 

10 Het onderwerp

Als de secretaresse vraagt; Weet contactpersoon waar het over gaat? Antwoord jij: Als het goed is wel. Let hierbij op de autoriteit in je stem, rustig en zelfverzekerd. Grote kans dat je wordt doorverbonden.

Tot slot

Hoewel het frustrerend is om voortdurend te worden afgescheept door een poortwachter, is het belangrijk om te onthouden dat ze gewoon hun werk doen. Wees beleefd en professioneel. Het blijft mensenwerk en soms werkt de recht door zee aanpak door gewoon te zeggen dat je belt om een afspraak te maken. Er zijn tools die gsm telefoonnummers van C-level beschikbaar stellen. Persoonlijk heeft het gebruik daarvan niet mijn voorkeur en gebruik ik pas een gsm nummer als ik deze ontvangen heb van het bedrijf waar diegene werkzaam is. 

 

Telefonische Acquisitie Training

Dit onderwerp wordt uitgebreid besproken in onze online training Succesvolle Telefonische Acquisitie. In deze training leer je de tactieken en vaardigheden die je nodig hebt om op een effectieve manier bij je toekomstige klant aan tafel te komen. Interesse? Neem dan contact met me op via bijker@salesengines.nl

Ben je op zoek naar meer inspiratie? Hier vind je mijn andere artikelen, of bezoek mijn youtubekanaal.